Contexte
La Stratégie québécoise des sciences de la vie (SQSV) 2022-2025 prévoit, dans l’axe « Générer des synergies pour relever les grands défis de santé », une mesure qui vise à innover grâce à la valorisation des renseignements de santé. De plus, dans son document Plus humain, plus performant : Plan pour mettre en œuvre les changements nécessaires en santé, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) fait de l’accès aux données une de ses principales priorités. C’est dans ce contexte, en octobre 2023, que l’Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec ‑ Université Laval a créé le Centre d’intégration et de régie des renseignements de santé pour utilisation secondaire (CIRRUS) qui vise à encadrer la valorisation des renseignements de santé et de services sociaux ainsi qu’à faciliter l’accès aux données à des fins de gestion (qualité, performance), d’innovation, de recherche, d’enseignement, d’évaluation et d’amélioration des modes d’intervention en santé.
Gouvernance
CIRRUS, sous la co-direction de la DQEPETI et la DRU à l’Institut, vise à encadrer la valorisation des renseignements de santé et de services sociaux ainsi qu’à faciliter l’accès aux données à des fins de gestion (qualité, performance), d’innovation, de recherche, d’enseignement, d’évaluation et d’amélioration des modes d’intervention en santé.
CIRRUS a aussi comme mandat la centralisation des demandes pour utilisation secondaire et le partage des renseignements de santé suivant les meilleures pratiques (lois, règlements, politiques …) avec son portail d’accès.
Les liens hiérarchiques de la gouvernance CIRRUS ont été définis dans son mandat, adopté par le comité de direction de l’Institut et illustré dans l’organigramme suivant.
Processus d’accès aux données pour utilisation secondaire
La mise en place de CIRRUS n’a pas pour effet de modifier les processus actuels d’accès aux données pour l’utilisation clinique ni de modifier le processus d’autorisation des projets à l’Institut. CIRRUS se veut un outil supplémentaire lié aux priorités du Plan Santé du MSSS afin de faciliter l’accès aux données pour utilisation secondaire pour des fins de gestion, de recherche, d’innovation et pour les usagers.
Les données rendues accessibles par CIRRUS proviennent des données clinico-administratives des systèmes d’information de l’Institut. Ces données pourraient inclure des données recueillies à des fins de recherches. La durée de conservation de ces données est indiquée dans le cadre de gouvernance de CIRRUS. La valorisation des données suit, mais ne se limite pas à celles-ci, les voies de l’utilisation à des fins d’analyse de qualité-performance, de l’utilisation pour des tableaux de bord, à des fins de surveillance et à l’utilisation secondaire à des fins de recherches. Les utilisateurs éligibles à l’accès sont, mais ne se limitent pas à ceux-ci, les membres de l’Institut, les chercheurs académiques (liés ou non à l’Institut), les membres de l’industrie et tous les autres demandeurs d’accès via le CAI.
Le portail CIRRUS est utilisé pour le dépôt de demande d’accès pour utilisation secondaire aux données institutionnelles. Ce portail permet de créer la demande sans avoir à ce créer un compte, mais si ce choix est fait par le demandeur, le portail permet d’en suivre le processus une fois inscrit. Le portail a comme objectif de suivre l’ensemble des demandes de données pour utilisation secondaire. Le processus d’autorisation pour l’accès aux données n’est pas modifié par ce nouveau processus.
La Plateforme CIRRUS peut répondre aux :
- Demandes clinico-administratives, cliniques et processus administratifs
- Demandes de qualité de l’acte
- Demandes de la recherche
- Autres types de demandes
Le comité d’accès de CIRRUS est composé des responsables des opérations de CIRRUS, de l’adjoint à la direction transformation et innovation (DQEPETI), du chef de service – Archives et de la conseillère cadre en recherche clinique (DRU), d’un chercheur de l’Institut, avec l’ajout de membres ad oc (p. ex. un membre du CER, un gestionnaire de l’Institut, un chercheur, un membre de la communauté, personne responsable de la sécurité de l’information) selon les dossiers étudiés.
Le mandat du comité d’accès est :
- Validation de la faisabilité technique du projet soumis.
- S’assurer des droits d’accès des parties demanderesses aux données par les autorités en place (CER, organisationnel, CAI…) dans les cas complexes;
- Évaluer, approuver et prioriser les demandes d’accès selon divers critères, dont la faisabilité, les synergies possibles et les ressources requises;
Le comité d’accès ne se prononce pas sur la pertinence scientifique d’un protocole de recherche qui a fait l’objet d’une évaluation préalable d’un organisme subventionnaire et/ou a reçu une autorisation de la part d’un comité d’éthique à la recherche. Il reconnait que ce type d’évaluation scientifique n’est pas de son ressort et prend en compte les autorisations données par les organismes de références en matière d’évaluation et de validation de la recherche.
Le comité d’accès ne se prononce pas sur la pertinence du besoin d’affaires institutionnelle qui a fait l’objet d’une évaluation préalable par les gestionnaires et les directions ni ne remet en question les autorisations accordées au besoin d’affaires. Il reconnait que ce type d’évaluation n’est pas de son ressort et prend en compte les autorisations données par les organismes de références en matière à l’Institut.
Types d’utilisation des données
Pour les usages encadrés par un CER, seules les données/variables mentionnées au protocole sont extraites des systèmes d’information. Les données transmises deviennent sous contrôle des requérants, qui doivent les gérer conformément aux autorisations obtenues. Certains scénarios pourraient permettre une réidentification triviale des individus, même dans des jeux de données dépersonnalisés. Dans ces cas, les données pourraient ne pas être transmises pour préserver la confidentialité.
Les besoins d’affaire de l’Institut, de ses directions et de ses secteurs d’activités / d’expertises sont de plus en plus grand. En collaboration avec la DQEPETI, CIRRUS est la plateforme de l’Institut pour la valorisation des données et l’utilisation secondaire des données à des fin d’analyse de qualité-performance, d’utilisations pour des tableaux de bord et à des fins de surveillance, mais ne se limitant pas à celles-ci.
Pour les gestionnaires, seules les données/variables nécessaire à la solution d’affaire sont extraites des systèmes d’information. Les données transmises deviennent sous contrôle des requérants (rapport et reddition de compte), qui doivent les gérer conformément aux autorisations obtenues. Tandis que les besoins au niveau des tableaux de bord et de trajectoires de soins deviennent sous le contrôles de l’exploitant-expert des entrepôts de données institutionnels (DQEPETI – équipe performance).
L’objectif principal d’une démarche d’évaluation de la qualité de l’acte demeure l’amélioration de la qualité des soins de santé offerts au patient. En établissement, cette évaluation de la qualité de l’acte médical est encadrée par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS).
